PRIVATLIVSPOLITIK

for

Andelsboligforeningen Pyramiden

Andelsboligforeningen Pyramiden, Hedevænget 126-164, 8800 Viborg

CVR-nr. 30968891

Formand: Thomas Seest Johansen

For spørgsmål vedrørende andelsboligforeningens behandling af personoplysninger, kan bestyrelsen kontaktes via kontaktsiden på denne hjemeside.

Formålene med behandling af dine personoplysninger

Andelsboligforeningen behandler personoplysninger om dig for at varetage administrationen af din andel i andelsboligforeningen, ejendommens drift og foreningens interesser. Oplysningerne er nødvendige for at opfylde den aftale, vi har med dig om boligen, hvilket er et lovligt formål, der ikke kræver samtykke. Vi kan endvidere behandle personoplysninger om dig for at opfylde lovkrav eller for at fastlægge eller imødegå et retskrav. Andelsboligforeningen behandler kun de oplysninger om dig, som vi skal bruge for at opfylde vores formål.

Kategorier af personoplysninger

Vi bruger som udgangspunkt kun almindelige personoplysninger, herunder dit navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse og kontonummer. Vi bruger kun oplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse, f.eks. dit CPR-nummer, i hvidvask-sammenhæng eller oplysninger om strafbare forhold i forbindelse med sager om overtrædelse af foreningens vedtægter eller husorden. Vi kan bruge følsomme oplysninger, f.eks. helbredsoplysninger i forbindelse med tilretninger af boligen på grund af handicap eller alder.

Samtykke

Hvis vi gerne vil indsamle oplysninger om dig, som ikke er nødvendige for at opfylde vores formål, anmoder vi om dit samtykke. Det kan f.eks. være brug af billeder fra et socialt arrangement i foreningen eller en liste med medlemmernes navne, adresser, telefonnumre m.v., der omtales til alle husstande i foreningen. Hvis vi har brug for dit samtykke, har du også mulighed for at sige nej, og du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage ved at kontakte bestyrelsen.

Videregivelse

Vi videregiver kun oplysninger om dig, hvis det er nødvendigt, enten på grund af lovgivning, eller hvis foreningen har en berettiget interesse, der overstiger hensynet til dig. Dette kan f.eks. være til forsyningsvirksomheder i forbindelse med forbrugsregnskaber og flytninger, eller i forbindelse med opkrævning af boligafgift.

Opdatering af oplysninger

De personoplysninger, vi har om beboerne, skal være rigtige. Vi beder dig derfor om at meddele, hvis du f.eks. skifter e-mailadresse, telefonnummer eller kontonummer.

Sletning af oplysninger

Vi sletter personoplysninger om dig, når vi ikke længere har brug for dem, f.eks. fordi du er fraflyttet foreningen, og vi har fastsat procedurer for, hvornår vi sletter dine personoplysninger. Selvom du er fraflyttet, kan dit navn fortsat fremgå af foreningsdokumenter som fx generalforsamlingsreferater, bestyrelsesmødereferater, hvis du har været valgt til en bestyrelsespost eller en udvalgspost, eller har anmodet om at få ført en udtalelse til referat.

• Foreningens bestyrelse vil løbende vurdere, om referater indeholder beslutninger, der fortsat er relevante og nødvendige at kunne dokumentere.
• Årsregnskaber og bogføring skal vi opbevare i mindst 5 år.
• Dit navn vil også fremgå af andelsbeviset for boligen.

Sikkerhed

Vi har vedtaget regler for, hvordan vi sikrer de personoplysninger, vi har registreret om dig. Vi har fastsat procedurer for, at det kun er valgte bestyrelsesmedlemmer og suppleanter, der har adgang til de oplysninger, vi har registreret, medmindre vi er berettigede til at videregive oplysningerne. I tilfælde af et sikkerhedsbrud, der medfører en høj risiko for dine rettigheder, f.eks. for identitetstyveri, økonomisk tab eller tab af omdømme, underretter vi dig så hurtigt som muligt.

Dine rettigheder

Du har ret til efter anmodning at få følgende oplyst:

• hvilke oplysninger, vi behandler om dig
• hvor oplysningerne stammer fra
• hvad vi bruger dine oplysninger til
• hvor længe vi behandler dine oplysninger
• hvem vi videregiver dine oplysninger til

Retten til indsigt kan begrænses af hensyn til beskyttelse af andre personers privatliv.

Du har ret til at få rettet forkerte oplysninger og til at få dine oplysninger suppleret med yderligere oplysninger, hvis det vil gøre dine personoplysninger mere fuldstændige. 

Du kan have ret til helt eller delvist at få slettet dine oplysninger. Det gælder dog ikke, hvis oplysningen fortsat er nødvendig for at opfylde vores lovlige formål, lovkrav eller for at fastlægge eller imødegå et retskrav.

Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset.

Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine oplysninger, f.eks. hvis du mener, at oplysningerne er forkerte, eller at vi behandler oplysningerne i strid med forordningen.

Hvis betingelserne er opfyldt, har du ret til at modtage egne personoplysninger eller få overført disse personoplysninger til en anden dataansvarlig.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

Klage

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.d

Dokumentet stilles til rådighed af ABF, Andelsboligforeningernes Fællesrepræsentation, Cvr. nr. 51173511, Vester Farimagsgade 8, 1. sal 1606 København V.

ABF er ikke ansvarlig for dokumentets anvendelse, herunder om der sker ændringer i dokumentet af brugerne.

ANDELSBOLIGFORENINGEN PYRAMIDEN

FORTEGNELSE OVER BEHANDLINGSAKTIVITETEr

Dataansvarlig

Andelsboligforeningen Pyramiden

CVR-nr. 30968891

...  

Hjemmeside: ab-pyramiden.dk

Den dataansvarliges repræsentant

Navn på kontaktperson i bestyrelsen: Kontakt formanden, der formidler kontakt til den dataansvarlige.

Formål

a) Drift af ejendommen, herunder varetagelse af ejendommens vedligeholdelse

b) Boligadministration, herunder ansvar for opkrævning af boligafgift, behandling af overdragelser og evt. klagesager.

c) Varetagelse af foreningens interesser, herunder afholdelse af generalforsamlinger og bestyrelsesmøder

Der behandles oplysninger om følgende kategorier af registrerede personer

a) Andelshavere

Kategorier af personoplysninger

a) Almindelige personoplysninger:

Navne, adresser, telefonnumre, e-mailadresser, kontooplysninger

b) Oplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:

Eventuelt CPR-numre og helbredsoplysninger i ganske særlige tilfælde

Kategorier af modtagere af personoplysninger

a) Revisor

b) Bank

c) Realkreditinstitut

d) Offentlige myndigheder

e) Håndværkere

Overførsel af personoplysninger til tredjelande finder ikke sted.

Tidspunkt for sletning af oplysninger:

a) Almindelige oplysninger om fraflyttede beboere slettes eller anonymiseres som udgangspunkt 3 år efter fraflytning og senest efter 10 år.

b) Oplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse, slettes eller anonymiseres, når behandlingsformålet er opfyldt.

c) Oplysninger i generalforsamlingsreferater og bestyrelsesmødereferater opbevares, så længe det indeholder beslutninger, det fortsat er relevante at kunne dokumentere.

d) Økonomiske bilag, herunder for udbetaling af godtgørelse og honorar, opbevares i 5 år efter regnskabsårets udløb.

Tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger:

Behandling af personoplysninger sker i overensstemmelse med bestyrelsens interne retningslinjer, som blandt andet fastsætter rammerne for bestyrelsesmedlemmers opbevaring af personoplysninger, og for overlevering af personoplysninger, når et bestyrelsesmedlems hverv ophører.

Elektronisk materiale opbevares:

a) I e-mailkonto/cloud fra udbyder, der garanterer at overholde forordningen.

b) På sikker hjemmeside beskyttet med adgangskode fra udbyder, der garanterer at overholde forordningen.

c) På bestyrelsescomputer eller bestyrelsesmedlems egen computer med antivirus- og firewallbeskyttelse samt adgangskode.

Fysisk materiale opbevares aflåst.